Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beurteilung wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt.
Ein Vorstellungsgespräch aufzuzeichnen und automatisch zu transkribieren spart Zeit, macht die Auswahl vergleichbarer und entlastet Recruiter davon, während des Gesprächs mitzuschreiben. In Deutschland ist das erlaubt, aber nur unter klaren Bedingungen. Wer die falsch handhabt, riskiert nicht nur ein datenschutzrechtliches Bußgeld, sondern im schlimmsten Fall eine Strafbarkeit nach Paragraf 201 StGB. Der Unterschied zwischen zulässig und unzulässig hängt an einem Punkt: der vorherigen, freiwilligen Einwilligung des Bewerbers. Dieser Leitfaden geht die Rechtsgrundlagen, die Einwilligung, die Aufbewahrung, das Auskunftsrecht und den heiklen Fall der Absage der Reihe nach durch, speziell aus Recruiting-Sicht.
Für den Vertriebskontext, also das Aufzeichnen von Kundengesprächen und Sales Calls, gelten teils andere Rechtsgrundlagen. Diese sind in unserem Leitfaden zum Aufzeichnen von Verkaufsgesprächen in Deutschland beschrieben. Dieser Artikel hier behandelt ausschließlich Vorstellungsgespräche mit Bewerbern. Wenn im Auswahlprozess zusätzlich KI Bewerber bewertet, filtert oder rankt, kommt die KI-Verordnung ins Spiel; das ist Thema unseres Beitrags KI im Recruiting und die KI-Verordnung.
Darf man ein Vorstellungsgespräch in Deutschland aufzeichnen?
Ja, aber nur mit vorheriger, ausdrücklicher Einwilligung aller Teilnehmer. Die maßgebliche Strafnorm ist Paragraf 201 StGB, der das heimliche Aufzeichnen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe stellt. Der Strafrahmen reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Entscheidend ist das Wort heimlich: Sobald alle Teilnehmer vor Beginn wissen, dass aufgezeichnet wird, und zustimmen, ist die Aufzeichnung nicht mehr heimlich.
Im Bewerbungsgespräch reicht ein einseitiger Hinweis allerdings nicht so weit wie im Vertriebskontext. Zwischen Arbeitgeber und Bewerber besteht ein Machtgefälle. Ein Bewerber, der einen Job will, wird selten widersprechen. Deshalb ist im Recruiting eine dokumentierte, ausdrückliche Einwilligung der saubere Weg, nicht das bloße Weiterreden nach einer Ansage. Die Aufzeichnung darf technisch erst starten, nachdem die Einwilligung vorliegt.
Paragraf 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) verbietet es, das nicht öffentlich gesprochene Wort einer anderen Person ohne deren Wissen aufzunehmen oder eine solche Aufnahme zu verwenden. Verstöße werden strafrechtlich verfolgt. Das ist unabhängig von der DSGVO, die als datenschutzrechtlicher Rahmen zusätzlich gilt. Beide Ebenen müssen erfüllt sein.
Rechtsgrundlage nach DSGVO und BDSG: die Einwilligung des Bewerbers
Paragraf 201 StGB deckt die strafrechtliche Ebene ab. Die DSGVO deckt den Datenschutz ab. Jede Aufzeichnung, die die Stimme einer identifizierbaren Person erfasst, ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, bevor die Verarbeitung beginnt. Bei Bewerbern kommt zusätzlich der Beschäftigtendatenschutz ins Spiel: Nach Paragraf 26 Absatz 8 BDSG gelten Bewerberinnen und Bewerber ausdrücklich als Beschäftigte im Sinne des Gesetzes.
Für das Aufzeichnen von Vorstellungsgesprächen ist die ausdrückliche Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit Paragraf 26 Absatz 2 BDSG die praktikabelste und rechtssicherste Grundlage. Der Grund: Eine Aufzeichnung ist für die Durchführung des Auswahlverfahrens nicht zwingend erforderlich. Ein Gespräch lässt sich auch ohne Aufzeichnung führen. Damit tragen die schwächeren Grundlagen weniger weit:
- Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b (Vertragsanbahnung): trägt die Durchführung des Bewerbungsverfahrens als solches, aber nicht die zusätzliche Aufzeichnung. Ohne Aufnahme lässt sich ein Gespräch führen, also ist die Aufnahme dafür nicht erforderlich.
- Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f (berechtigtes Interesse): im Beschäftigungskontext heikel und leicht durch die Interessen des Bewerbers überlagert. Als tragende Grundlage für eine Aufzeichnung im Recruiting nicht zu empfehlen.
- Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a (Einwilligung): die saubere Grundlage. Sie muss freiwillig, informiert, dokumentiert und jederzeit widerrufbar sein und darf nicht mit Nachteilen im Verfahren verknüpft werden.
Wichtig zur Freiwilligkeit: Paragraf 26 Absatz 2 BDSG erkennt an, dass eine Einwilligung auch im Beschäftigungsverhältnis freiwillig sein kann, verlangt aber, dass die Ablehnung keine Nachteile hat. Genau das müssen Sie dem Bewerber gegenüber ausdrücklich klarstellen und intern auch so leben.
Wann und wie Sie die Einwilligung einholen
Die Einwilligung sollte in zwei Schritten erfolgen: einmal vorab in Textform mit der Einladung, und einmal als kurze Bestätigung zu Beginn des Gesprächs, bevor die Aufzeichnung startet. Paragraf 26 Absatz 2 Satz 3 BDSG verlangt für die Einwilligung im Beschäftigtenkontext grundsätzlich die Schriftform oder elektronische Form, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Eine kurze schriftliche oder elektronische Einwilligung ist deshalb der sichere Weg.
Die Einwilligungserklärung sollte informieren über: dass aufgezeichnet und transkribiert wird, zu welchem Zweck, wer Zugriff hat, wie lange gespeichert wird, dass die Einwilligung freiwillig ist und keine Ablehnung Nachteile hat, und dass sie jederzeit für die Zukunft widerrufbar ist.
Erst nach einem klaren Ja starten Sie die Aufzeichnung. Halten Sie die Einwilligung fest, zum Beispiel als Zeitstempel im System oder als kurze Notiz zu Beginn der Aufnahme. Ohne dokumentierte Einwilligung ist die Aufzeichnung im Zweifel nicht nachweisbar rechtmäßig.
Aufbewahrung: Wie lange dürfen Aufzeichnungen gespeichert werden?
Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen von Vorstellungsgesprächen gibt es nicht. Die Frist ergibt sich aus dem Zweck und aus möglichen Nachweispflichten.
Im Recruiting ist der praktische Massstab das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Nach Paragraf 15 Absatz 4 AGG müssen Ansprüche wegen Benachteiligung innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden; nach Paragraf 61b Absatz 1 ArbGG folgt für eine Klage eine weitere Frist von drei Monaten. Daraus leitet die gängige Praxis ein defensiv vertretbares Aufbewahrungsfenster von rund sechs Monaten nach Abschluss des Verfahrens ab. Danach ist zu löschen.
| Situation | Empfohlene Aufbewahrung | Begründung |
|---|---|---|
| Laufendes Verfahren | Bis Verfahrensabschluss | Zweck der Auswahlentscheidung noch aktiv |
| Absage erteilt | Rund 6 Monate | AGG-Fristen (Paragraf 15 Absatz 4 AGG, Paragraf 61b ArbGG) zur Abwehr von Ansprüchen |
| Aufnahme in Talentpool | Bis Widerruf, mit Erinnerung | Nur mit gesonderter, ausdrücklicher Einwilligung des Bewerbers |
| Einstellung erfolgt | Nach Personalakten-Grundsätzen | Neue Rechtsgrundlage, gesonderte Beurteilung als Beschäftigtendaten |
Legen Sie die Frist schriftlich fest, dokumentieren Sie die Begründung, konfigurieren Sie eine automatische Löschung und nennen Sie die Frist in Ihren Datenschutzhinweisen für Bewerber. Automatische Löschung ist besser als manuelle, weil sie das Risiko ausschliesst, dass einzelne Aufnahmen durch Versehen dauerhaft liegen bleiben.
Auskunftsrecht: Was Bewerber verlangen können
Nach Artikel 15 DSGVO kann jeder Bewerber Auskunft darüber verlangen, welche Daten Sie zu seiner Person verarbeiten, und eine Kopie dieser Daten erhalten. Das umfasst grundsätzlich auch die Aufzeichnung und das Transkript des Vorstellungsgesprächs. Sie müssen den Antrag in der Regel innerhalb eines Monats beantworten (Artikel 12 Absatz 3 DSGVO).
Praktisch bedeutet das: Sie müssen in der Lage sein, die Aufnahme und das Transkript eines bestimmten Bewerbers gezielt aufzufinden, zu exportieren und bereitzustellen. Achten Sie dabei auf Rechte Dritter. Wenn im Gespräch andere Personen namentlich genannt oder deren personenbezogene Daten besprochen wurden, kann eine Schwärzung oder Auslassung erforderlich sein, bevor Sie die Kopie herausgeben. Ein System, in dem Aufzeichnungen unauffindbar in einem Sammelordner liegen, macht die fristgerechte Auskunft praktisch unmöglich.
Absage erhalten: Was mit Aufzeichnung und Notizen passiert
Der heikelste Moment im Recruiting-Datenschutz ist die Absage. Mit der Absage entfällt der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung, nämlich die Auswahlentscheidung. Ab diesem Punkt dürfen Aufzeichnung, Transkript und auch die daraus abgeleiteten Notizen nur noch so lange gespeichert werden, wie es zur Abwehr möglicher AGG-Ansprüche erforderlich ist, in der Praxis meist rund sechs Monate.
- Aufzeichnung und Transkript: nach Ablauf des AGG-Fensters löschen, es sei denn, es liegt eine gesonderte Einwilligung für einen Talentpool vor.
- Notizen und Bewertungen: unterliegen derselben Zwecklogik. Auch strukturierte Scorecards zu einem abgelehnten Bewerber sind personenbezogene Daten und nach demselben Fenster zu löschen.
- Talentpool: nur mit ausdrücklicher, gesonderter Einwilligung. Diese muss getrennt von der Aufzeichnungs-Einwilligung erklärt werden und ebenfalls widerrufbar sein.
Kommunizieren Sie die Löschung nicht als Kulanz, sondern als Standard. Das schafft Vertrauen bei Bewerbern und ist zugleich die datenschutzrechtlich saubere Linie.
Betriebsrat und interne Aufzeichnung
Wenn Sie ein Tool zur Aufzeichnung und Auswertung von Gesprächen systematisch einführen, kann der Betriebsrat mitbestimmen. Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Auch wenn im Vorstellungsgespräch externe Bewerber sitzen, betrifft ein solches System zugleich die aufzeichnenden Mitarbeiter, also die Interviewer.
Wenn ein Betriebsrat besteht, klären und dokumentieren Sie die Nutzung deshalb vor dem Rollout, im Zweifel über eine Betriebsvereinbarung. Ohne Betriebsrat gilt weiterhin Paragraf 26 BDSG, der eine dokumentierte, verhältnismäßige und vorab transparent gemachte Nutzung verlangt.
EU-Hosting und Auftragsverarbeitung (AVV)
Jede Plattform, die Audio oder Transkripte in Ihrem Auftrag speichert oder verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO. Bevor Sie ein solches Tool für Bewerberdaten einsetzen, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Das gilt unabhängig davon, ob der Anbieter in der EU sitzt. Prüfen Sie zudem, wo die Daten tatsächlich liegen: Wo wird das Audio gespeichert, wo läuft die Transkription, wo werden abgeleitete KI-Ergebnisse abgelegt? Jeder dieser Schritte kann eine eigene Datenübermittlung darstellen.
Der risikoärmste Weg ist eine Verarbeitung, die vollständig innerhalb der EU stattfindet. Damit entfällt die Komplexität von Drittlandübermittlungen. Fragen Sie beim Anbieter gezielt nach dem Verarbeitungsstandort und lassen Sie sich den AVV vorlegen. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ersetzen keinen AVV.
Checkliste: DSGVO-konformes Aufzeichnen von Vorstellungsgesprächen
Mit dieser Checkliste prüfen Sie Ihren aktuellen Ablauf gegen die wichtigsten Anforderungen nach deutschem Recht und DSGVO.
- Vorherige, ausdrückliche Einwilligung: in Textform vorab und mündlich zu Beginn, bevor die Aufzeichnung startet.
- Echte Freiwilligkeit: Ablehnung ohne Nachteile, das Gespräch findet auch ohne Aufnahme statt.
- Zweck klar benannt: Vergleichbarkeit, Dokumentation, keine heimliche Weiternutzung zu anderen Zwecken.
- Aufbewahrungsfrist definiert und automatisiert: rund sechs Monate nach Absage, automatische Löschung konfiguriert.
- Auskunftsprozess getestet: Aufnahme und Transkript eines Bewerbers innerhalb eines Monats auffindbar, exportierbar, mit Schwärzung von Drittdaten.
- AVV mit jedem Auftragsverarbeiter: Aufzeichnungs- und Transkriptions-Tool, Speicheranbieter.
- Verarbeitungsstandort geklärt: möglichst vollständige Verarbeitung innerhalb der EU.
- Betriebsrat eingebunden: bei bestehendem Betriebsrat vor Rollout, im Zweifel per Betriebsvereinbarung.
- Datenschutzhinweise für Bewerber aktualisiert: Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Auftragsverarbeiter genannt.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ergänzt: Aufzeichnung von Vorstellungsgesprächen als Verarbeitungstätigkeit nach Artikel 30 DSGVO aufgenommen.
Siehe auch: KI im Recruiting und die KI-Verordnung: was ab wann gilt, Verkaufsgespräche in Deutschland aufzeichnen: der DSGVO-Leitfaden und GDPR-compliant AI call recording for B2B teams.