Braucht ein KI-Notetaker eine Betriebsvereinbarung?

In aller Regel ja, sofern ein Betriebsrat besteht. Ein System, das Meetings aufzeichnet, transkribiert und Aussagen einzelnen Sprechern zuordnet, ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Damit greift das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und der übliche Weg zur Zustimmung ist eine Betriebsvereinbarung, die vor dem Rollout abgeschlossen wird. Dieser Beitrag ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Was muss in einer Betriebsvereinbarung für einen KI-Notetaker stehen?

Eine belastbare BV deckt zwölf Bausteine ab: Geltungsbereich, Gegenstand und Funktionsumfang, zulässige Zwecke, ein ausdrückliches Auswertungsverbot, Datenarten und Umfang, Rollen und Zugriffsrechte, Speicherdauer und Löschung, Transparenz und Ankündigung, Freiwilligkeit und Widerspruch, technische und organisatorische Maßnahmen, die Rechte des Betriebsrats sowie Schlussbestimmungen. Der Kernpunkt jeder Verhandlung ist das Auswertungsverbot für individuelle Leistungs- und Verhaltenskontrolle.

Kann eine Betriebsvereinbarung die DSGVO ersetzen?

Nein. Eine Betriebsvereinbarung kann nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO eine eigene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten schaffen, sie muss dabei aber die Vorgaben aus Art. 88 Abs. 2 sowie die Grundsätze der Art. 5, 6 und 9 DSGVO einhalten. Eine pauschale Alles-aufzeichnen-Klausel kann selbst dann unwirksam sein, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat sie beide wollen.

Muster-Betriebsvereinbarung für KI-Notetaker: die 12 Pflicht-Bestandteile

Dieser Beitrag ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Einzelne Punkte sind rechtlich noch nicht abschließend geklärt, und die Regeln greifen im Einzelfall unterschiedlich. Ziehen Sie qualifizierten Rat hinzu, bevor Sie Aufzeichnung oder Transkription in Ihrem Betrieb einführen. Stand: 6. August 2026.

Ein KI-Notetaker zeichnet Meetings auf, transkribiert sie und ordnet Aussagen einzelnen Sprechern zu. Damit ist er in einem Betrieb mit Betriebsrat fast immer mitbestimmungspflichtig, und der Weg zur Zustimmung führt über eine Betriebsvereinbarung. Dieser Beitrag zeigt, welche zwölf Bestandteile eine belastbare BV abdecken muss, warum § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift und, ehrlich gesagt, wo die Grenzen einer Betriebsvereinbarung liegen. Am Ende verweisen wir auf einen kostenlosen Generator, der aus diesen Bausteinen einen fertigen Entwurf erzeugt.

Warum § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der:

Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Die Rechtsprechung liest dieses Recht weit aus. Entscheidend ist, ob ein technisches System objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, nicht ob der Arbeitgeber das tatsächlich vorhat. Ein System ist bereits dann mitbestimmungspflichtig, wenn es personenbeziehbare Verhaltens- oder Leistungsdaten erhebt oder verarbeitet, unabhängig davon, ob diese Daten ausgewertet werden. Ein Notetaker, der Gespräche aufzeichnet, transkribiert und einzelnen Personen zuordnet, liefert genau solche individualisierbaren Daten. Damit ist seine Einführung mitbestimmungspflichtig.

Das Arbeitsgericht Hamburg hat 2024 (Az. 24 BVGa 1/24) eine der ersten Entscheidungen zu KI und Mitbestimmung getroffen. Es verneinte ein Mitbestimmungsrecht, aber aus einem eng begrenzten Grund: Im Streitfall nutzten Beschäftigte ChatGPT im Browser über private Accounts und auf eigene Kosten, der Arbeitgeber hatte keinen technischen Zugriff auf Nutzungsdaten. Sobald ein Unternehmen das Tool selbst bereitstellt, verwaltet und Daten auf seine Systeme fließen, kippt die Bewertung: Das System wird objektiv überwachungsgeeignet und damit mitbestimmungspflichtig. Ein Notetaker liegt strukturell auf der mitbestimmungspflichtigen Seite dieser Linie.

Was ohne Beteiligung des Betriebsrats passiert

Wird ein mitbestimmungspflichtiges System ohne Zustimmung des Betriebsrats eingeführt, ist die Maßnahme nach der Theorie der Wirksamkeitsvoraussetzung individualrechtlich unwirksam. Der Betriebsrat kann die Einführung per einstweiliger Verfügung stoppen, und Auswertungen, die auf einem mitbestimmungswidrig eingeführten System beruhen, können einem Verwertungsverbot unterliegen. Die Beteiligung nachzuholen ist deutlich teurer und langsamer, als sie von Anfang an einzuplanen. Für den Betriebsrat heißt das: Die Mitbestimmung ist ein echtes Vetorecht, keine bloße Anhörung.

Die 12 Pflicht-Bestandteile einer KI-Betriebsvereinbarung

Eine Betriebsvereinbarung für ein KI-Meeting-Tool ist dann belastbar, wenn sie diese zwölf Bausteine abdeckt. Sie sind zugleich die Punkte, über die im Verhandlungsraum am meisten gestritten wird.

Geltungsbereich. Persönlich, räumlich und sachlich: für welche Beschäftigtengruppen, Standorte und Gesprächsarten die Vereinbarung gilt.
Gegenstand und Funktionsumfang. Welches System, welche Funktionen (Aufzeichnung, Transkription, Zusammenfassung, Sprecherzuordnung, Auswertung).
Zulässige Zwecke. Abschließende Zweckbindung: wofür die Daten genutzt werden dürfen und wofür ausdrücklich nicht.
Auswertungsverbot. Ausschluss der individuellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Das ist der Kernpunkt jeder Verhandlung.
Datenarten und Umfang. Audio, Transkript, Metadaten, Sprecherzuordnung und ob biometrische Merkmale verarbeitet werden.
Rollen und Rechte. Wer auf welche Daten zugreifen darf, mit einem klaren Berechtigungskonzept.
Speicherdauer und Löschung. Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschung nach Fristablauf.
Transparenz und Ankündigung. Wie Beschäftigte und Gesprächspartner über die Aufzeichnung informiert werden.
Freiwilligkeit und Widerspruch. Einwilligung oder Widerspruchsrecht, ohne Nachteile für Betroffene.
Technische und organisatorische Maßnahmen. Datensicherheit, Hosting, Verschlüsselung und Auftragsverarbeitung.
Rechte des Betriebsrats. Einsicht, Kontrolle, Hinzuziehung von Sachverständigen, Beteiligung bei Änderungen.
Schlussbestimmungen. Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung, Nachwirkung und salvatorische Klausel.

Der Baustein, an dem Verhandlungen scheitern oder gelingen, ist fast immer das Auswertungsverbot. Ein Notetaker kann technisch mehr, als der Betriebsrat zulassen wird. Eine gute Vereinbarung trennt sauber zwischen dem, was das Tool aufzeichnen darf, und dem, was daraus ausgewertet werden darf. Wird der Funktionsumfang später erweitert, etwa um eine Auswertung, ist das eine Änderung der Anwendung und damit erneut mitbestimmungspflichtig. Gute Schlussbestimmungen halten das ausdrücklich fest.

Kostenloser Generator

Der KI-Betriebsvereinbarung Generator macht aus diesen zwölf Bausteinen einen fertigen Entwurf: zehn Fragen, BV-Text auf dem Bildschirm, Download als Word-Datei. Enthalten sind ein vollständiges annotiertes Muster und die Erklärung jedes Pflicht-Bestandteils. Ohne Anmeldung, und die Vorlage ist ein Muster, keine Rechtsberatung.

Was eine Betriebsvereinbarung nicht kann

Hier ist die ehrliche Grenze, die in vielen Vorlagen fehlt: Eine Betriebsvereinbarung kann nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO eine eigene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten schaffen, sie hebt aber die DSGVO nicht auf. Eine BV muss die Vorgaben aus Art. 88 Abs. 2 sowie die Grundsätze der Art. 5, 6 und 9 DSGVO einhalten. Eine pauschale Alles-aufzeichnen-Klausel kann daher selbst dann unwirksam sein, wenn Arbeitgeber und Betriebsrat sie beide unterschreiben.

Drei Punkte, die eine BV nicht ersetzt:

§ 201 StGB. Die Aufzeichnung des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung ist eine Straftat. Eine BV regelt das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Belegschaft, sie ersetzt aber nicht die Einwilligung jedes Gesprächsteilnehmers, erst recht nicht die externer Teilnehmer. Wir gehen darauf im Detail in unserem Beitrag zu Einwilligung, § 201 StGB und Betriebsrat ein.
Der Beschäftigten-Rechtsgrund. Auf § 26 BDSG allein sollten Sie sich nicht ohne Weiteres stützen. Der EuGH hat mit Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) entschieden, dass eine nationale Beschäftigtendaten-Vorschrift, die im Wesentlichen nur die DSGVO wiederholt, den Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 nicht genügt. In der Praxis stützen Verantwortliche die Verarbeitung zunehmend direkt auf Art. 6 DSGVO.
Besondere Datenkategorien. Wenn Aufzeichnungen Gesundheitsangaben oder Gewerkschaftszugehörigkeit erfassen können, hebt Art. 9 DSGVO die Schwelle auf ausdrückliche Einwilligung. Eine Sprecherzuordnung über Stimmmerkmale kann zusätzlich biometrische Fragen aufwerfen.

Der Anbieter ist Teil der Vereinbarung

Baustein 10, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, entscheidet sich an der Wahl des Anbieters. Ein US-Notetaker, der Daten über den Atlantik überträgt und sich das Recht vorbehält, mit Ihren Inhalten eigene Modelle zu verbessern, macht jede TOM-Klausel schwerer haltbar. Und der Ort des Rechenzentrums allein reicht nicht: Ein Anbieter mit US-Mutter bleibt über den CLOUD Act erreichbar, unabhängig davon, wo die Server stehen. Souveränität ist eine Frage der Kontrolle, nicht nur des Standorts. Wir zeichnen das in unserem Beitrag zur Sovereignty-Washing-Checkliste nach.

Ein souveräner EU-Meetingassistent ist um diese Anforderungen herum gebaut. Numi hält Aufzeichnung, Transkription, Speicherung und Analyse in EU-Jurisdiktion, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training auf Ihren Daten und mit einwilligungsbasierten Kontrollen. Der Bot betritt Microsoft Teams und Google Meet über eine EU-Pipeline, und die Integrationen fügen sich in bestehende Abläufe ein. Das erleichtert die TOM-Klausel und den AVV, es ersetzt aber weder die Einwilligung noch die Mitbestimmung.

Kurz-Checkliste vor dem Rollout

Betriebsrat frühzeitig einbeziehen, bevor das Tool ausgerollt wird, nicht danach.
BV entlang der zwölf Bausteine entwerfen, mit dem Auswertungsverbot als Kern.
§ 201-Einwilligung aller Teilnehmer und DSGVO-Rechtsgrundlage getrennt von der BV sicherstellen.
Auto-Aufzeichnung standardmäßig aus, Aktivierung nur durch berechtigte Personen.
AVV nach Art. 28 DSGVO mit Trainingsverbot, EU-Datenresidenz als TOM-Grundlage.
Späteren Funktionsausbau als erneut mitbestimmungspflichtig behandeln.

Nochmals: Dies ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. § 87 BetrVG, § 201 StGB, das BDSG und die DSGVO greifen im Einzelfall unterschiedlich, und einige Fragen sind noch offen. Holen Sie sich qualifizierten Rat, bevor Sie einführen.